Finanzas es la pestaña donde llevas el dinero que sale de tu negocio: las facturas que te mandan tus proveedores, los estados de cuenta de tus otros bancos, la conciliación entre los dos, y lo que debes y pagas. La ves en el menú, entre Actividad y Reportes, en toda cuenta de negocio. No tiene costo y no hay que activarla.
Adentro tienes estas secciones:
- Resumen: tus saldos, lo que necesita tu atención y lo que Finanzas hizo sola.
- Documentos: las facturas y recibos que recibes. Lee cómo recibir y subir tus facturas.
- Proveedores: a quién le compras. Lee cómo funcionan tus proveedores.
- Bancos: los estados de cuenta y movimientos de tus cuentas en otros bancos, y tu pronóstico de caja. Lee cómo subir tus estados de cuenta.
- Por pagar: lo que debes, para aprobarlo y pagarlo. Lee cómo pagar a tus proveedores.
- Conciliación: cada movimiento de tu banco con su factura. Lee cómo conciliar tus movimientos.
- Facturación y Contabilidad: atajos a la facturación electrónica de tu cuenta y a tu contabilidad automática. Siguen donde estaban; Finanzas solo te lleva ahí.
Empieza con Finanzas
La primera vez que abres Finanzas, una pantalla te cuenta en tres puntos qué hace sola: las facturas llegan, tu banco se cuadra y pagas con control. Toca Empezar y llegas al Resumen.
Ahí el Resumen te muestra cuatro pasos, y los va marcando conforme los haces:
- Conecta tu SAT: con tu Agencia Virtual conectada, cada mañana traemos a Documentos las facturas que te emitieron.
- Recibe tu primera factura: reenvíala a tu correo de Finanzas o súbela.
- Sube un estado de cuenta de tu banco, o reenvía el correo del banco a esa misma dirección.
- Agrega la cuenta bancaria de un proveedor para pagarle desde Recurrente.
Cuando los cuatro están hechos, la lista desaparece sola; si prefieres quitarla antes, toca Ocultar.
Tus saldos
Arriba del Resumen ves cuatro números:
- Saldo en Recurrente: el dinero disponible en tu cuenta, el mismo que ves en Dinero.
- Bancos: el saldo de cada cuenta que tienes en otro banco, con la fecha del estado de cuenta del que sale. Es el saldo que tenía tu banco ese día, no el de hoy. Para actualizarlo, sube un estado de cuenta más reciente.
- Por pagar: lo que debes en facturas que todavía no pagaste.
- Por cobrar en 30 días: lo que esperas recibir de las suscripciones de tus clientes. Si no vendes suscripciones, en su lugar ves Cobrado este mes: lo que tus clientes te pagaron por Recurrente este mes.
El saldo de tus otros bancos nunca se suma a tu saldo de Recurrente. Solo pagas y retiras con el dinero que está en Recurrente.
Necesita tu atención
Debajo de los saldos, Finanzas junta lo pendiente en grupos, con el total y los proveedores. Por ejemplo: «5 facturas por aprobar · Q42,300 · Tigo, EEGSA y 3 más». Toca Revisar para resolver el grupo desde ahí mismo, sin buscar factura por factura.
Ahí aparecen las facturas nuevas por revisar, las facturas por aprobar, las facturas listas para pagar, los movimientos de tu banco que esperan su factura, las facturas que no vemos pagadas en tu banco y los documentos a los que les falta un dato. Si tu pronóstico de caja ve que en una semana te va a faltar dinero, también aparece aquí, con cuánto depositar y para cuándo.
Lo hicimos por ti
Es la lista de lo que Finanzas resolvió sin que lo tocaras: movimientos conciliados por su referencia o por una regla de tu proveedor, y facturas que llegaron a tu correo y quedaron ligadas a su pago. Si algo de esa lista no está bien, ábrelo y corrígelo.
Pronóstico de caja
En Bancos, debajo de tus bancos, el pronóstico te muestra semana por semana cuánto dinero esperas tener en Recurrente:
- Entra: los cobros de suscripciones programados para esa semana.
- Sale: los retiros programados y las facturas que vencen esa semana.
Si en una semana sale más de lo que tienes, el pronóstico te marca esa semana, y el Resumen te lo avisa, para que fondees tu cuenta antes.
Quién la ve
Cualquier miembro de tu equipo que puede ver la cuenta ve Finanzas. Pagar y aprobar piden más permisos: lee cómo funcionan las aprobaciones.
Contacta a soporte por correo [email protected] o por WhatsApp +1 (918) 309-2130.