En Finanzas → Documentos guardas las facturas y recibos que te mandan tus proveedores. Los recibes de tres formas: por correo, subiéndolos tú, o trayendo tus compras desde SAT. En los tres casos leemos el documento y llenamos sus datos por ti.
Tu dirección para recibir facturas
Tu cuenta tiene su propia dirección: el nombre de tu negocio y un código que solo tú tienes, seguidos de @facturas.recurrente.com. La ves en Documentos y en Ajustes, con un botón para copiarla.
Úsala así:
- Reenvía ahí las facturas que te llegan a tu correo.
- Dásela a tus proveedores para que te manden la factura directo.
- Pídele a tu contador que te reenvíe las que recibe él.
- Ponla como correo de facturación en Facebook, Google o cualquier servicio que te cobre, para que su factura llegue sola.
Cada archivo adjunto se vuelve un documento: PDF, PNG o JPG, de hasta 20 MB cada uno.
Quién puede enviar
Cualquiera que tenga tu dirección puede enviarte documentos. Lo que llega solo se lee y queda en Documentos: nada se paga sin que una persona lo revise.
Si empiezas a recibir correo que no quieres, entra a Ajustes (arriba a la derecha en Finanzas) y toca Cambiar dirección. La dirección anterior deja de recibir documentos, así que compártele la nueva a quien te envía facturas.
La dirección va por cuenta y no por NIT. Si tienes varias cuentas con el mismo NIT, cada una recibe sus propias facturas.
Sube tus documentos
Paso 1: Entra a Finanzas → Documentos.
Paso 2: Arrastra los archivos a la caja de subida, o tócala para elegirlos. Puedes subir varios a la vez, y se suben en cuanto los eliges.
Paso 3: Cada archivo aparece en la lista mientras lo leemos. No tienes que esperar en la página.
Por revisar, Leídos y Todas
Por revisar tiene los documentos que necesitan que los veas, cada uno con su etiqueta:
- Falta dato: no pudimos leer algo, como el monto o el NIT. Ábrelo y complétalo.
- No pudimos leerlo: el archivo no trae un documento que podamos leer, por ejemplo una imagen borrosa. Súbelo otra vez con mejor calidad o llena los datos a mano.
- Duplicada: ya tienes una factura del mismo NIT con la misma serie y número. La marcamos para que no la pagues dos veces.
Leídos tiene los que ya tienen proveedor, fecha y monto, los que ya están ligados a un pago y los que estamos leyendo (dicen Leyendo en lugar del monto). Todas los tiene todos.
Cuando un documento trae el NIT de alguien a quien todavía no le compras, creamos ese proveedor solo. Lee cómo funcionan tus proveedores.
Trae tus compras desde SAT
Con la contraseña de tu Agencia Virtual de SAT, traemos las facturas electrónicas que te emitieron, sin que nadie te las mande. Es opcional.
Paso 1: En Finanzas, toca Ajustes (arriba a la derecha) y luego SAT. También llegas desde Traer de SAT en Documentos o desde Conecta tu SAT en el Resumen.
Paso 2: Escribe tu contraseña en Contraseña de Agencia Virtual SAT. Debajo del campo ves el NIT al que corresponde.
Paso 3: Toca Conectar. La validamos con SAT; la página se actualiza sola mientras SAT responde.
Desde ahí, cada mañana traemos a Documentos las facturas nuevas. En Ajustes → SAT ves tu NIT y cuándo fue la última lectura. Toca Traer ahora si no quieres esperar a la mañana siguiente.
Si usas la contabilidad automática, es la misma contraseña: si ya la conectaste ahí, Finanzas ya trae tus compras. Lee cómo conectar tu contraseña de SAT si SAT deja de aceptarla.
Para dejar de traerlas, toca Desconectar en Ajustes → SAT. Las facturas que ya trajimos se quedan en Documentos. Si usas la contabilidad automática, no puedes desconectar SAT desde Finanzas: tu contabilidad declara con esa misma contraseña.
Solo quien administra la cuenta puede conectar o desconectar SAT; el resto de tu equipo ve cómo está.
Las facturas que ya tenías por correo no se duplican: las reconocemos por su NIT, serie y número.
Qué sigue
Una factura en Documentos es el punto de partida. Desde ahí la concilias con el movimiento de tu banco o la pagas desde Por pagar.
Contacta a soporte por correo [email protected] o por WhatsApp +1 (918) 309-2130.