Para que ningún pago grande salga con la decisión de una sola persona, las facturas desde Q10,000 necesitan un segundo aprobador antes de pagarse. El monto lo cambias tú.
Cómo funciona
- Una factura de menos de Q10,000 pasa directo a Por pagar.
- Una factura desde Q10,000 queda Por aprobar hasta que otra persona la aprueba.
- El monto se cuenta por factura, no por pago.
- Quien creó la factura no la puede aprobar. La aprueba otro Administrador de tu cuenta.
- Si tu cuenta tiene un solo usuario, sus facturas no pasan por aprobación: no hay nadie más que apruebe.
Las facturas por aprobar aparecen en Necesita tu atención, en el Resumen de Finanzas, para quien puede aprobarlas.
Quién aprueba
Aprueban los miembros con el rol de Administrador. Para que alguien más apruebe, dale ese rol en tu equipo. Lee Miembros del equipo y roles.
Aprueba o rechaza
Paso 1: Abre la factura desde Por pagar o desde el Resumen.
Paso 2: Revisa el proveedor, el monto, el documento y la recomendación (abajo te contamos de dónde sale).
Paso 3: Toca Aprobar. La factura pasa a Por pagar. Si no debe pagarse, toca Rechazar y vuelve a Borrador para quien la creó.
Cambia el monto
Paso 1: Entra a Finanzas → Ajustes.
Paso 2: Escribe el monto desde el que una factura necesita aprobación y guarda.
Tu política de gastos
En Finanzas → Ajustes también escribes tu política de gastos, en tus palabras, como se la explicarías a alguien nuevo. Por ejemplo:
Los almuerzos con clientes son de hasta Q150 por persona. No pagamos multas de tránsito. Todo equipo de cómputo lo aprueba la gerencia.
Con la política escrita, cada factura por aprobar trae una recomendación: aprobar o rechazar, con la frase de tu política en la que se basa. La escribe la IA leyendo tu política y la factura. Es una recomendación: la decisión siempre es de quien aprueba.
Si no escribes una política, las aprobaciones funcionan igual, sin recomendación.
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