Cada servicio con cita tiene una protección: lo que tu cliente deja para asegurar su hora. Puede ser nada, su tarjeta en archivo (para cobrarle si no llega), un anticipo o el pago total, y lo que falte lo cobras el día de la cita con un link, un QR o marcándolo como pagado por fuera.
La protección por defecto se elige en Configuración → Formas de vender → Citas → Políticas → Protección de la cita, y cada servicio puede usar otra en su sección Citas, en Para asegurar la cita.
Las cuatro protecciones
| Protección | Qué hace tu cliente al reservar | Qué cobras después |
|---|---|---|
| Sin pago al reservar | Reserva sin pagar nada | Todo, el día de la cita |
| Tarjeta en archivo | Deja su tarjeta; no se le cobra nada | Todo el día de la cita, y el cargo por inasistencia si no llega |
| Anticipo | Paga una parte | El resto, el día de la cita |
| Pago total al reservar | Paga todo | Nada |
Tarjeta en archivo es la que viene puesta en una cuenta nueva, y con ella el Cargo por inasistencia es obligatorio: es lo que cobras si tu cliente no llega y lo que paga quien no tiene tarjeta. Mientras no lo llenes, la configuración de Citas (Configuración → Formas de vender → Citas) marca Políticas con Sin cargo por inasistencia, y Políticas no se guarda con tarjeta en archivo sin un cargo.
Anticipo
En la sección Citas del producto, elige Anticipo en Para asegurar la cita y luego Monto fijo (en quetzales) o Porcentaje del precio. El anticipo nunca pasa del precio del servicio. Tu cliente ve «Para asegurar tu hora pagas un anticipo de Q…. El resto, el día de tu cita.» y en su recibo la línea dice Anticipo · .
Tarjeta en archivo y el cliente sin tarjeta
Con Tarjeta en archivo, tu cliente elige entre dos opciones al reservar:
- Dejar mi tarjeta. Ingresa su tarjeta en la página de pago y no se le cobra nada. La tarjeta queda guardada en la cita para el cargo por inasistencia.
- No tengo tarjeta: pagar Q… ahora. Paga el monto del cargo por inasistencia como anticipo, con los métodos de pago que tengas activos (por ejemplo, transferencia). Ese monto se descuenta de lo que cobras el día de la cita. Nadie se queda sin reservar por no tener tarjeta.
Esta segunda opción solo aparece si el cargo por inasistencia de ese servicio es mayor a cero. Si no lo es, tu cliente solo puede dejar su tarjeta.
Cuánto tiempo se aparta la hora mientras paga
Cuando la protección pide pagar o dejar la tarjeta, la hora queda apartada 15 minutos. Si en ese tiempo no paga, la hora se libera sola y la reserva se cancela sin avisarle a nadie. Si pagó con un método que tarda en acreditarse, como una transferencia, la hora sigue apartada mientras ese pago está en camino. La cita se confirma cuando el pago entra.
Cancelaciones y devoluciones
En Políticas:
- Permitir que el cliente cancele o cambie su cita y Puede cancelar o cambiar fijan si tu cliente puede cancelar o cambiar la hora desde su link y hasta cuándo (24 horas antes, si no lo cambias; de En cualquier momento a Hasta 14 días antes). Un servicio puede tener su propio plazo en Opciones avanzadas → El cliente puede cancelar.
- Devolver el anticipo si cancela a tiempo decide si, cuando tu cliente cancela dentro del plazo, le devolvemos lo que pagó (anticipo, pago total o el monto que dejó sin tarjeta). Viene apagado: si no lo enciendes, lo que pagó no se devuelve.
Desde la cita, en Citas, tú tienes dos botones:
- Cancelar cita: libera la hora y no devuelve nada.
- Cancelar y devolver el pago (aparece si tu cliente pagó algo): libera la hora y le devuelve lo que pagó al reservar.
Si revisas cada cita y tocas Rechazar, lo que haya pagado se le devuelve solo. Si la cita se pagó con una sesión de un paquete, cancelar siempre le devuelve la sesión al paquete.
El día de la cita
Abre la cita en Citas. Arriba ves el Total, lo Pagado y la Protección.
Cobrar el saldo
Si queda algo por cobrar, la cita muestra Saldo por cobrar: el precio de cuando reservó, menos lo que ya pagó. Toca Cobrar saldo y aparece un QR que tu cliente escanea para pagar, y Enviar link por WhatsApp para mandárselo. Si tocas Cobrar saldo dos veces, es el mismo link. La línea de su recibo dice Saldo · .
Si te pagó en efectivo o con otro medio, toca Ya me pagó por fuera: la cita deja de mostrar saldo y no se cobra nada en Recurrente.
Completar o marcar que no llegó
Cuando llega la hora de la cita, aparecen Completar y No llegó. Antes de la hora no se puede marcar ninguna de las dos.
El cargo por inasistencia
Si marcas No llegó y tu cliente dejó su tarjeta, aparece Cobrar inasistencia · Q…. Al tocarlo se cobra a la tarjeta que dejó al reservar. Es siempre una decisión tuya: nunca se cobra solo.
- El monto sale de Cargo por inasistencia en Políticas: Monto fijo por cita, Porcentaje del precio o El que indique cada servicio. Con esta última, cada servicio con tarjeta en archivo pide su propio Cargo por inasistencia (Q) en la sección Citas del producto, y no se guarda sin él. El cargo nunca pasa del precio de la cita.
- En una estadía de alojamiento el cargo es siempre la primera noche, no el de Políticas. Lo explica ¿Cómo recibo reservas de habitaciones por noche?.
- El plazo es Puedes cobrarlo hasta: de 1 a 30 días después de la cita (14 si no lo cambias). La cita te dice hasta qué fecha puedes.
- Si el banco lo rechaza, la cita dice El banco rechazó el cargo por inasistencia y te ofrece Mandarle el link para pagar por WhatsApp.
- Si el banco no responde, la cita dice El cargo por inasistencia está en proceso y también te ofrece mandar el link. Ese cargo no se vuelve a intentar solo.
- Cuando se cobra, tu cliente recibe el aviso del cargo por inasistencia.
- Si no dejó tarjeta, la cita dice No dejó tarjeta, así que no hay cargo que cobrar. Si pagó el monto de la protección sin tarjeta, ese pago se queda en la cita.
Otras formas de pagar una cita
- Tarjetas de regalo: si las tienes activas, tu cliente puede canjear una en la página de pago de su cita. Si cubre todo, la cita se confirma sin cobrar nada más. Lo explica ¿Cómo vendo tarjetas de regalo?.
- Paquetes de sesiones: si tu cliente compró un paquete que cubre el servicio, reservar gasta una sesión y no paga nada, también en una clase o cuando tú le agendas la cita. Lo encontramos por su correo o su teléfono. Los paquetes no se usan en servicios con Anticipo ni en una cita de varios servicios. Lo explica Lista de espera, citas recurrentes y paquetes de sesiones.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta?
Citas no tiene mensualidad ni un cargo propio. Cada pago que pasa por Recurrente —anticipo, pago total, saldo, cargo por inasistencia— lleva la comisión normal de un cobro. Dejar la tarjeta no cuesta nada, porque no se cobra.
Mi cliente reservó dos servicios. ¿Qué protección se aplica?
La del primer servicio que eligió. Un anticipo en porcentaje se calcula sobre el total de la cita.
¿Los complementos se cobran?
Sí. Cada complemento que tu cliente elige suma su precio al total de la cita: entra en el pago total, en el anticipo en porcentaje y en el saldo del día de la cita.
¿Cambio la protección de un servicio y afecta las citas que ya tengo?
No. Cada cita guarda la protección y el precio que tenía al reservarse.
Moví una cita a otra hora. ¿Se pierde lo que pagó?
No. Lo pagado, la tarjeta y la sesión del paquete viajan con la cita a la nueva hora.
¿Puedo cobrar el cargo por inasistencia si mi cliente pagó un anticipo?
El cargo se cobra a una tarjeta guardada, que solo existe con Tarjeta en archivo. Con Anticipo, si no llega, el anticipo no se devuelve a menos que tú lo decidas.
Contacta a soporte por correo [email protected] o por WhatsApp +1 (918) 309-2130.