Tres herramientas para llenar tu agenda y que tus clientes vuelvan: la lista de espera, para que alguien que no encontró hora se entere cuando una se libera; las citas recurrentes, para agendar a un cliente frecuente cada semana o cada mes de una sola vez; y los paquetes, sesiones que tu cliente paga por adelantado y gasta al reservar.
Las tres funcionan con tus servicios de Citas. Si todavía no los tienes, empieza por ¿Qué es Citas y cómo empiezo a recibir reservas?.
Lista de espera
Cuando tu cliente elige un día en tu página de citas y no hay ningún horario libre, la página le ofrece Avísame si se libera. No tienes que activar nada.
Paso 1: Tu cliente toca Avísame si se libera y elige ¿A qué hora?: Cualquier hora, Mañana (antes de las 12:00), Tarde (de 12:00 a 18:00) o Noche (desde las 18:00).
Paso 2: Deja su nombre y teléfono, y si quiere su correo (es opcional), y toca Avísame. Si había elegido a un profesional, espera solo por esa persona; si no, por cualquiera.
Paso 3: Cuando una cita de ese servicio, ese día y en esa franja se cancela o se mueve a otra hora, le avisamos por WhatsApp y, si dejó correo, también por correo: con la hora y un link para reservarla. El correo aclara que la hora es de quien la reserve primero.
Paso 4: El link lo lleva a ese día de tu página de citas. Si reserva desde ahí, su lugar en la lista de espera se cierra y la cita queda como venida de la lista de espera.
Las reglas de la lista de espera
- Hasta 5 días por cliente para el mismo servicio. Si se anota en un sexto, se queda con los 5 más recientes.
- Un aviso cada 6 horas como máximo por cliente, para no llenarle el teléfono si se cancelan varias citas seguidas.
- Solo avisamos horas que siguen libres y en el futuro. Si la hora ya se tomó o ya pasó, no sale el aviso.
- Se avisa a todos los que calzan, no solo al primero. Quien reserva cierra su propio lugar; los demás siguen esperando otro hueco ese día.
- El WhatsApp usa tus 100 mensajes gratis del mes. Si ya se acabaron, solo sale el correo; a quien dejó solo teléfono no le llega ese aviso y sigue esperando el siguiente hueco. Lo explica ¿Qué avisos y recordatorios reciben mis clientes por sus citas?.
- Cuando pasan todos los días que pidió, su lugar en la lista vence solo, cada mañana.
Ver tu lista de espera
En Citas, toca Lista de espera. Ves a cada persona, la más reciente primero, con el servicio, su teléfono y correo, los días y franjas que pidió («mié 7 oct, mañana · jue 8 oct, todo el día»), con quién quiere la cita si eligió a alguien, y su estado:
- Esperando: todavía no se le ha avisado.
- Avisado: ya le avisamos de una hora al menos una vez; sigue esperando.
- Reservó: reservó desde el aviso.
- Venció: ya pasaron todos los días que pidió.
Quitar de la lista saca a esa persona; ya no recibe avisos. Para quitar a alguien necesitas el permiso de hacer cobros.
Citas recurrentes
Para el cliente que viene siempre a la misma hora —el corte cada dos semanas, la terapia de los martes—, agenda todas sus citas de una vez.
Paso 1: En Citas, toca Nueva cita.
Paso 2: Elige el Servicio, el día y la hora de la primera cita.
Paso 3: Escribe el Teléfono del cliente y su Nombre.
Paso 4: En Repetir, elige Cada semana, Cada 2 semanas, Cada 3 semanas, Cada 4 semanas o Cada mes. En Veces escribe cuántas citas quieres en total, contando la primera (de 2 a 104; vienen 10).
Paso 5: Toca Agendar.
Agendamos cada cita con el mismo cliente, servicio y profesional, y te decimos cómo salió: «Agendamos 10 citas.» Si alguna fecha choca con otra cita, con tu horario cerrado o con un día libre de ese profesional, no se agenda y te la nombramos: «Agendamos 9 citas. No cupieron: mié 14 oct 10:00». Esa la agendas a mano en otra hora.
Cómo se cobran
- Cada cita guarda el precio de hoy. Si después cambias el precio del servicio, las citas ya agendadas no cambian.
- No se pide nada por adelantado, aunque el servicio normalmente pida anticipo o tarjeta. Cada visita se cobra el día de la cita, desde la cita en tu agenda: con link, QR, o marcándola como pagada por fuera. Lo explica ¿Cómo cobro y protejo mis citas?.
- Como las agendas tú, las citas recurrentes pueden ir más allá de Hasta cuándo se puede reservar de tus políticas: ese límite es para lo que reservan tus clientes. Tu horario y tus otras citas sí cuentan.
Cada cita de la serie es una cita normal: la mueves o la cancelas una por una desde tu agenda, y tu cliente recibe sus avisos como en cualquier otra (ver ¿Qué avisos y recordatorios reciben mis clientes por sus citas?). Tus clientes no pueden crear citas recurrentes solos; solo tú, desde tu agenda.
Paquetes de sesiones
Un paquete es un producto de tu tienda que trae sesiones: «5 clases de surf por Q900». Tu cliente lo paga una vez y, cada vez que reserva uno de esos servicios, la cita usa una sesión en vez de cobrarle.
Crear un paquete
Paso 1: Ve a Configuración → Formas de vender → Citas → Paquetes y toca Crear paquete.
Paso 2: Llena:
- Nombre: así aparece en tu tienda, por ejemplo 5 clases de surf.
- Precio: lo que cobras por todo el paquete.
- Sesiones: cuántas citas trae (de 1 a 100).
- Vencen a los (meses): de 1 a 36 meses desde que tu cliente lo compra. Déjalo vacío si no vence.
- Servicios en los que vale: marca al menos uno.
Paso 3: Toca Crear paquete. Creamos el producto en tu Tienda, a la venta como cualquier otro, y en Paquetes ves su resumen: «5 sesiones · Q900.00 · vencen a los 6 meses».
Cómo lo usa tu cliente
- Tu cliente compra el paquete en tu tienda y lo paga como cualquier producto. Al pagarse, recibe sus sesiones. Si compra dos, recibe el doble.
- Cuando reserva uno de los servicios del paquete, la cita usa una sesión y no le pedimos pago. Si tiene varios paquetes, usamos primero el que vence antes.
- En tu agenda, esa cita dice Pagada con una sesión de paquete.
Las sesiones también se usan:
- en las citas que agendas tú a mano para ese cliente;
- en los lugares de una clase, si la clase está entre los servicios del paquete, tanto si se inscribe tu cliente como si lo agregas tú.
Encontramos el paquete aunque tu cliente lo haya comprado con su correo y reserve con su teléfono, o al revés: buscamos a la misma persona por su correo o su teléfono.
Las citas recurrentes no usan sesiones del paquete: cada visita se cobra el día de la cita.
Lo que hay que saber
- No aplica a servicios con anticipo. Si el servicio pide anticipo, la cita cobra el anticipo como siempre y no usa la sesión: el anticipo es tu protección; el paquete, solo un pago adelantado.
- Una sesión paga un servicio. Si la cita junta dos servicios, se cobra como siempre y no usa sesión.
- Si la cita se cancela, la sesión vuelve al paquete, sin importar quién cancele ni cuándo.
- Si la cita se mueve a otra hora, conserva la misma sesión: no gasta otra.
- Las sesiones vencidas ya no se usan; la cita se cobra según la política del servicio.
- Dejar de vender: en Paquetes, Quitar saca el producto de tu tienda. Las sesiones que ya vendiste siguen valiendo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver quién está en mi lista de espera?
Sí, en Citas → Lista de espera. Desde ahí también puedes quitar a alguien.
Agendé una serie y una fecha no cupo. ¿Qué hago?
El mensaje te dice cuál. Abre Nueva cita, elige otra hora ese día (o la fecha que le acomode) y agéndala sin repetir.
Mi cliente compró el paquete pero la cita le pidió pago.
Revisa que el servicio esté marcado en Servicios en los que vale, que el servicio no pida anticipo, que la cita sea de un solo servicio, que al paquete le queden sesiones y que no haya vencido. Si todo está bien, escríbenos.
¿Puedo vender un paquete con sesiones para varios servicios?
Sí. Marca todos los servicios en Servicios en los que vale: cualquiera de ellos usa una sesión.
Contacta a soporte por correo [email protected] o por WhatsApp +1 (918) 309-2130.