Cuando un cliente tiene una cita contigo, Recurrente le avisa solo: al confirmarse la cita, antes de la cita (para pedirle que confirme) y cuando la cita cambia de hora o se cancela. Los avisos van por WhatsApp y por correo, y tu cliente puede responder el WhatsApp con un botón para Confirmar, Cancelar o Cambiar hora.
Las citas que llevan un pago por Recurrente reciben WhatsApp sin límite. Las citas sin pago tienen 100 mensajes de WhatsApp gratis al mes; después, sus avisos siguen por correo.
Qué recibe tu cliente y cuándo
| Momento | Correo | |
|---|---|---|
| La cita se confirma | Sí | Sí, siempre, con un archivo para agregarla a su calendario |
| Pedir confirmación (antes de la cita) | Sí, con los botones Confirmar, Cancelar y Cambiar hora | Solo si el WhatsApp no salió |
| Recordatorio (antes de la cita) | Sí, con los mismos botones | Solo si el WhatsApp no salió |
| La cita cambia de hora | Sí | Sí, siempre, con el calendario actualizado |
| La cita se cancela | Sí, salvo que la haya cancelado tu cliente | Sí, siempre |
Algunos detalles que importan:
- Una cita que espera tu aceptación no recibe la confirmación hasta que la aceptas. Mientras tanto, tu cliente recibe por correo «Recibimos tu solicitud» (este aviso no va por WhatsApp), y a ti te llega Cita por aceptar. La confirmación sale cuando la cita queda confirmada: al reservar sin pago, al pagar, o al aceptarla tú.
- El WhatsApp llega al teléfono que tu cliente dejó al reservar. El correo, solo si dejó correo: una cita que agendas tú a mano con nombre y teléfono recibe sus avisos por WhatsApp.
- El idioma es el de tu cliente: español o inglés.
- La fecha se escribe en la zona horaria de tu negocio.
- Si una reserva se libera sola porque nadie la pagó a tiempo, tu cliente no recibe aviso de cancelación.
- Si WhatsApp no se puede enviar —tu cliente no tiene WhatsApp, o el mensaje no salió—, el correo lo cubre.
Antes de la cita: pedir confirmación y recordatorio
Los dos se configuran en Configuración → Formas de vender → Citas → Notificaciones, en Antes de la cita:
- Pedir confirmación: 2, 4, 12, 24, 48 o 72 horas antes, o una semana antes. También puedes elegir No pedir confirmación. Por defecto se pide 24 horas antes.
- Recordatorio: 1, 2, 3, 4, 6, 12, 24, 48 o 72 horas antes, o Sin recordatorio. Por defecto, 2 horas antes.
Con los valores de fábrica, tu cliente recibe dos mensajes: la solicitud de confirmación el día antes y el recordatorio 2 horas antes. Si el recordatorio cae a la misma hora que la confirmación, solo se manda la confirmación: lleva los mismos datos y los botones, y así tu cliente no recibe dos mensajes a la vez.
En una estadía de alojamiento, el huésped recibe además sus instrucciones de llegada por WhatsApp 24 horas antes de la entrada; ese mensaje reemplaza la solicitud de confirmación o el recordatorio que cayera a la misma hora. No tiene versión por correo.
Si tu cliente ya tocó Confirmar, no le volvemos a pedir confirmación. Y si la cita cambió de hora o se canceló, los avisos programados para la hora vieja ya no salen: la cita nueva programa los suyos.
Cuando tu cliente responde el WhatsApp
Tu cliente puede tocar un botón o escribir la misma palabra:
- Confirmar: la cita queda marcada como confirmada por tu cliente y le respondemos «¡Gracias! Te esperamos…».
- Cancelar: si todavía está dentro de tu ventana de cancelación, la cita se cancela, le respondemos que quedó cancelada y te avisamos. Si ya pasó la ventana, no se cancela: le respondemos con el texto de tu política (o con un mensaje que le pide escribirte directamente) y un botón Ver mi cita.
- Cambiar hora: si todavía está dentro de tu ventana de cancelación, le respondemos con un botón a la página donde elige otra hora con la misma persona; al cambiarla, recibe el aviso de cambio y te avisamos. Si ya pasó la ventana, le decimos que te escriba directamente. Un lugar en una clase o una estadía no se cambia por aquí.
- Cualquier otro mensaje (una pregunta, una foto): te lo pasamos por notificación y por correo con el título Tu cliente respondió, y a tu cliente le decimos que te pasamos su mensaje. Respóndele tú directamente.
Las respuestas se reconocen durante las 24 horas siguientes al último aviso de la cita. Una respuesta a una cita que ya no está activa recibe un mensaje que le pide escribirte.
La ventana de cancelación y el texto de la política se configuran en Configuración → Formas de vender → Citas → Políticas; lo explica ¿Cómo cobro y protejo mis citas?.
Qué te llega a ti
Te avisamos por notificación en la app y por correo cuando:
- Nueva cita: alguien reservó (o pagó y quedó confirmada).
- Cita por aceptar: alguien pidió una cita y espera que la aceptes (si en Políticas revisas cada cita).
- Cita cambiada: una cita cambió de hora, también cuando tu cliente la cambió desde su link.
- Cita cancelada: tu cliente canceló su cita.
- Tu cliente respondió: tu cliente escribió algo que no es un botón.
No te avisamos de una cita que agendaste tú desde tu agenda, ni de una que cancelaste tú. Los avisos llegan a los miembros de tu equipo que reciben notificaciones de la cuenta.
Los textos de los correos
En Configuración → Formas de vender → Citas → Notificaciones, en Correos, toca Personalizar los correos y escribe la frase con la que abre cada correo:
- Al confirmarse la cita
- Al pedir confirmación
- Recordatorio
- Al cambiar de hora
- Al cancelarse
Puedes usar las variables {nombre}, {servicio}, {fecha}, {profesional} y {dirección} (también funciona sin tilde, {direccion}). Por ejemplo: «Hola {nombre}, te esperamos el {fecha} para tu {servicio}. Trae ropa cómoda.» Cada texto admite hasta 500 caracteres. Si dejas uno vacío, usamos el texto de ejemplo que ves en gris.
Estos textos abren el correo, no el WhatsApp. El WhatsApp lleva un texto fijo, aprobado por WhatsApp, con los mismos datos de la cita: tu cliente, tu negocio, el servicio y la fecha. Debajo del texto, el correo muestra el servicio, la fecha, con quién, la dirección y las indicaciones que pusiste en tus políticas, y un botón Ver o cambiar mi cita.
Los 100 mensajes de WhatsApp gratis al mes
WhatsApp es lo único de Citas que nos cuesta por mensaje, así que lo cuidamos así:
- Citas con un pago por Recurrente: WhatsApp sin límite. Cuenta como pago un anticipo o prepago ya pagado, o una tarjeta guardada para el cargo por inasistencia.
- Citas sin pago: 100 mensajes gratis al mes por cuenta. Cada aviso por WhatsApp de una cita sin pago usa uno. El mes se cuenta del 1 al último día, en la zona horaria de tu negocio.
- Al 80% (el mensaje 80) y al 100% te mandamos un correo de aviso, una vez cada uno por mes.
- Cuando se acaban, las citas sin pago reciben sus avisos solo por correo hasta el mes siguiente. Los correos no tienen límite. Un aviso que solo va por WhatsApp (el de la lista de espera a quien no dejó correo, o las instrucciones de llegada de una estadía sin pago) no sale.
- Los avisos de la lista de espera también usan la cuota.
- Un mensaje que no se pudo enviar no se cuenta.
En Configuración → Formas de vender → Citas → Notificaciones → WhatsApp ves cuántos llevas este mes en Mensajes gratis este mes («42 de 100»).
Hoy no hay forma de comprar mensajes adicionales: la pantalla dice «Pronto podrás pagar por mensajes adicionales para seguir por WhatsApp».
La forma más simple de no preocuparte por la cuota es pedir un anticipo o la tarjeta al reservar: esas citas nunca la usan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo apagar los WhatsApp y dejar solo el correo?
No hay un interruptor para eso. Puedes elegir No pedir confirmación y Sin recordatorio; la confirmación, el cambio de hora y la cancelación siempre se avisan.
¿Puedo pagar para seguir mandando WhatsApp pasados los 100?
Todavía no. Pasados los 100, las citas sin pago reciben sus avisos por correo. Las citas con anticipo, prepago o tarjeta guardada no cuentan y reciben WhatsApp sin límite.
Mi cliente dice que no le llegó el recordatorio.
Revisa que su teléfono esté bien escrito en la cita y que tenga WhatsApp. Si dejó correo, revisa también su bandeja de spam: cuando el WhatsApp no sale, el recordatorio va por correo. Ten en cuenta también que el recordatorio no sale si cae a la misma hora que la solicitud de confirmación, ni si tu cliente ya había confirmado.
¿Mi cliente recibe aviso de la lista de espera o del cargo por inasistencia?
Sí. Quien está en la lista de espera recibe un WhatsApp y, si dejó correo, también un correo cuando se libera una hora que pidió. Cuando cobras un cargo por inasistencia, tu cliente recibe el recibo por WhatsApp, con el monto; ese aviso no tiene versión por correo.
¿Puedo editar el texto del WhatsApp?
No. WhatsApp exige que los mensajes automáticos de un negocio usen un texto aprobado por ellos. Lo que escribes en Texto de los correos abre el correo.
¿Las cuentas de prueba mandan avisos?
No. Las citas de una cuenta de Sandbox o reservadas en modo de prueba no mandan WhatsApp ni correo a nadie.
Contacta a soporte por correo [email protected] o por WhatsApp +1 (918) 309-2130.