Una clase con cupo es un servicio donde varias personas reservan el mismo horario hasta llenarlo: yoga de los martes a las 5:45 con 12 lugares, un tour al volcán de las 6:00, un taller del sábado. Creas el servicio como Clase o evento con cupo, agendas sus sesiones con un horario semanal, y tus clientes se inscriben desde tu página de citas viendo cuántos lugares quedan.
Crear la clase
Paso 1: Ve a Tienda y abre (o crea) el producto de la clase. Su precio es lo que paga cada persona por un lugar.
Paso 2: Despliega la sección Citas y enciende Este producto se reserva con cita.
Paso 3: En Tipo, elige Clase o evento con cupo.
Paso 4: Elige la Duración y escribe el Cupo por horario: cuántos clientes caben en la misma sesión (hasta 500).
Paso 5: Marca en Quién lo atiende a los instructores que pueden darla, y guarda.
Agendar las sesiones
Una clase no busca huecos libres como una cita: tú decides cuándo se da.
Paso 1: Ve a Citas y toca Clases.
Paso 2: Toca Agendar clases.
Paso 3: Llena:
- Clase: el servicio que creaste.
- Instructor: quién la da.
- Salón o recurso (opcional): si la clase ocupa un salón o equipo que registraste en Recursos.
- Días: marca los días de la semana, por ejemplo martes y jueves.
- Hora de inicio: en la zona horaria de tu negocio.
- Desde y Hasta: el rango de fechas, por ejemplo del 6 de octubre al 15 de diciembre.
Paso 4: Toca Agendar clases. Creamos una sesión por cada día que cae en el rango, con la duración y el cupo que tiene el servicio en ese momento.
Solo se agendan las sesiones que caben en tu horario del negocio de ese día y en el del instructor (y el del salón, si tiene horario propio), contando el tiempo extra después del servicio. Las que no caben se dejan fuera y te las nombramos: «Agendamos 8 clases. 2 quedaron fuera del horario del negocio o del instructor: Jue 8 Oct 17:45…». Si ninguna cabe, no se agenda nada y te pedimos revisar los horarios en Configuración → Formas de vender → Citas → Horarios y los del instructor en Profesionales.
Cada sesión ocupa al instructor y al salón durante la clase: en esa hora nadie puede reservarle una cita a ese instructor, y no puede dar dos clases a la vez, tampoco en otra sucursal de tu organización. Si el instructor o el salón ya está ocupado en cualquiera de esas horas, no se crea ninguna sesión y te avisamos: «El instructor o el recurso ya está ocupado en alguno de esos horarios». Cambia la hora, el instructor o el rango y vuelve a intentarlo.
Un mismo agendado crea como máximo 200 sesiones. Si tu rango tiene más, no se agenda nada y te lo decimos («Son 260 clases y el máximo es 200 a la vez»): acorta las fechas y agenda el resto después.
Ver quién se inscribió
En Citas → Clases ves las Próximas clases de los siguientes 30 días. Cada sesión dice la fecha, la hora, la clase, el instructor y cuántos lugares van ocupados («7 de 12 lugares»), con la lista de inscritos y el estado de cada uno. Toca un nombre para abrir su reserva.
Agregar a alguien a una clase
Para el cliente que te escribe por WhatsApp: en la sesión, toca Agregar a alguien, escribe el Teléfono del cliente, su Nombre y, si quieres, una Nota interna (opcional), y toca Agregar a la clase. El lugar cuenta en el cupo y se cobra con la política de la clase (o con una sesión de su paquete). Te llevamos a su reserva: si la clase pide un pago, Enviar por WhatsApp le manda el link para pagar y asegurar su lugar. El botón no aparece si la clase está llena.
Cancelar una clase
Si un día no hay clase, toca Cancelar clase en la sesión y confirma. Al cancelarla:
- La sesión deja de recibir inscripciones y el instructor y el salón quedan libres a esa hora.
- Cada inscrito recibe el aviso de cancelación y le devolvemos lo que pagó, siempre: la canceló tu negocio, no tu cliente. Si pagó con una sesión de paquete, la sesión vuelve a su paquete.
- Si una devolución falla, te decimos a quién: «Cancelamos la clase, pero no pudimos devolverle el pago a…». Revisa su cita y devuélvelo desde ahí.
Solo se cancela una clase que no ha empezado. Agregar a alguien y Cancelar clase piden el permiso de hacer cobros.
Qué ve tu cliente
En tu página de citas, la clase aparece junto a tus otros servicios. Al abrirla:
- Ve las sesiones de las próximas dos semanas, con la fecha, la hora, el instructor y Quedan N lugares. Una sesión llena dice Llena y no se puede elegir.
- Elige una sesión y deja sus datos, igual que en una cita.
- Paga o deja lo que pida la política de la clase, y su lugar queda reservado.
Si dos personas se pelean el último lugar al mismo tiempo, solo una lo obtiene; la otra ve «Esa clase se acaba de llenar. Elige otra.»
Si no hay sesiones agendadas en las próximas dos semanas, la página dice No hay clases en las próximas dos semanas.
Cobro, cancelación y cupo
- La clase se cobra con la misma política que una cita: sin pago, pago total, anticipo o tarjeta en archivo, según lo que configuraste para el servicio o tu cuenta. Lo explica ¿Cómo cobro y protejo mis citas?.
- Los paquetes pagan lugares. Si tu cliente tiene un paquete de sesiones que vale para la clase, su lugar usa una sesión en vez de cobrarle (salvo que la clase pida anticipo).
- Un lugar que espera pago cuenta en el cupo. Si nadie lo paga a tiempo, se libera y vuelve a estar disponible.
- Cancelar un lugar lo devuelve al cupo. Tu cliente cancela desde el link de su reserva dentro de tu ventana de cancelación, o la cancelas tú desde su reserva.
- Un lugar no se mueve a otra sesión. Cancélalo y que tu cliente reserve la otra.
- Tus clientes reciben los mismos avisos que en una cita; ver ¿Qué avisos y recordatorios reciben mis clientes por sus citas?.
Preguntas frecuentes
¿Puedo inscribir yo a alguien desde mi panel?
Sí, con Agregar a alguien en la sesión, en Citas → Clases. Nueva cita es para citas, no para lugares en clases.
¿Puedo cancelar una sesión completa?
Sí, con Cancelar clase. Avisamos a los inscritos y les devolvemos lo que pagaron.
¿Por qué no se agendó la clase de un día?
Porque caía fuera de tu horario del negocio o del horario del instructor ese día (por ejemplo, una fecha especial de cierre). El aviso te dice cuáles quedaron fuera.
Cambié el cupo del servicio. ¿Cambian las sesiones que ya agendé?
No. Cada sesión guarda el cupo y la duración que tenía el servicio cuando la agendaste. El cambio aplica a las sesiones que agendes después.
¿Los paquetes de sesiones sirven para clases?
Sí. Marca la clase en Servicios en los que vale del paquete y cada lugar usa una sesión.
¿Mi cliente puede elegir instructor?
Cada sesión tiene su instructor y tu cliente lo ve junto a la hora. Si das la misma clase con varios instructores, agenda las sesiones de cada uno por separado.
Contacta a soporte por correo [email protected] o por WhatsApp +1 (918) 309-2130.